отсутствии —исполняющий обязанности заведующего.
2. Состав документов архива
2.1. В архив МБДОУ № 31 поступают:
• законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения,
образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы
временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической
деятельности, документы по кадрам и воспитанникам;
• документы постоянного хранения и по личному составу организацийпредшественников (при их наличии);
• личные фонды ведущих работников детского сада (при их наличии);
• служебные и ведомственные издания;
• справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива
детского сада.
2.2. Сроки хранения документов в архиве дошкольного образовательного учреждения
определяются согласно срокам, указанным в утвержденной номенклатуре дел.
3. Задачи архива МБДОУ № 31
3.1. Основными задачами архива являются:
• организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2
настоящего Положения;
• комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности
учреждения, осуществляющего образовательную деятельность;
• учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата;
• использование документов, находящихся на хранении в архиве ДОУ;
• подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской
Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив;
• методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в
делопроизводстве детского сада и своевременной передачей их в архив
дошкольного образовательного учреждения.
4. Функции архива
В соответствии с возложенными задачами архив осуществляет следующие функции:
4.1. Организует прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков
хранения, в том числе по кадрам и воспитанникам, образовавшихся в деятельности
МБДОУ № 31, в соответствии с утвержденным графиком.
4.2. Обеспечивает сохранность и ведет учет документов и фондов, находящихся на
хранении в архиве дошкольного образовательного учреждения.
4.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме
и составе хранящихся в архиве детского сада документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного
учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив МБДОУ
№ 31, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности учреждения.
4.5. Разрабатывает графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной
комиссии и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на хранение в
государственный (муниципальный) архив.
4.6. Осуществляет подготовку и представляет:
• на рассмотрение и согласование экспертной комиссии МБДОУ № 31 описи дел
постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе
по кадрам и воспитанникам, а также акты о выделении к уничтожению архивных
документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о
неисправимых повреждениях архивных документов;
• на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа

исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела
(далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
• на согласование ЭПК архивного учреждения субъекта Российской Федерации
(муниципального архива), в случае наделения его соответствующими
полномочиями, описи дел по личному составу;
• на согласование ЭПК архивного учреждения субъекта Российской Федерации
(муниципального архива), в случае наделения его соответствующими
полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях
архивных документов;
• на утверждение заведующему МБДОУ № 31 описи дел постоянного хранения,
описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по
кадрам и воспитанникам, акты о выделении к уничтожению архивных
документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о
неисправимых
повреждениях
архивных
документов,
утвержденные
(согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской
Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими
полномочиями.
4.7. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на
постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
4..8. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет)
сроков хранения, находящихся на хранении в архиве ДОУ в целях отбора документов для
включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления
документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.9. Участвует в работе экспертной комиссии дошкольного образовательного учреждения.
4.10. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на
хранении в архиве МБДОУ № 31.
4.11. Организует информирование администрации и работников МБДОУ № 31 о составе и
содержании документов архива учреждения.
4.12. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
4.13. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном зале или во временное
пользование.
4.14. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные
выписки и архивные справки.
4.15. Ведет учет использования документов архива МБДОУ № 31.
4.16. Создает фонд пользования архива детского сада и организует его использование.
4.17. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива ДОУ.
4.18. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в
архиве делам и документам.
4.19. Участвует в разработке документов учреждения по вопросам архивного дела и
делопроизводства.
4.20. Оказывает методическую помощь:
• службе делопроизводства МБДОУ № 31 в составлении номенклатуры дел,
формировании и оформлении дел, контролирует правильность формирования и
оформления дел в делопроизводстве;
• структурным подразделениям и работникам ДОУ в подготовке документов к
передаче в архив детского сада.
4.21. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива
и службы делопроизводства дошкольного образовательного учреждения.
5. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций лицо, ответственное за архив, имеет право:
5.1. Представлять заведующему дошкольным образовательным учреждением
предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и
использования архивных документов в архиве МБДОУ № 31.

5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в
структурных подразделениях учреждения.
5.3. Запрашивать от структурных подразделений и работников ДОУ сведения, необходимые
для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и
функций.
5.4. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива
дошкольного образовательного учреждения.
5.5. Информировать структурные подразделения детского сада о необходимости передачи
документов в архив в соответствии с утвержденным графиком.
5.6. Принимать участие в заседаниях экспертной комиссии учреждения, а также в
экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти
субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.
Источник: https://ohrana-tryda.com/node/4254

6. Ответственность за функционирование архива
6.1. Назначенное приказом заведующего МБДОУ № 31 лицо, ответственное за ведение
архива, несет персональную ответственность за:
• выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с
действующим законодательством Российской Федерации;
• организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение
приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих
нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;
• рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и
кадровых ресурсов;
• состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение своих
функциональных обязанностей;
• соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического
режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;
• ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми
документами;
• предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной
информации о деятельности архива;
• готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.
6.2. Ответственные за ведение делопроизводства, подготовку и представление документов
на хранение в архив, назначаются заведующим ДОУ.
7. Комплектование архива
7.1. Подготовка документов к передаче в архив дошкольного образовательного учреждения
включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел,
составление описи.
7.2. Экспертиза ценности документов:
• экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью
отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертизу ценности
документов в ДОУ осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия;
• экспертная комиссия назначается приказом заведующего МБДОУ № 31. В состав
экспертной комиссии включают не менее трех сотрудников, в том числе в
обязательном порядке лицо, ответственное за ведение архива детского сада.
Секретарем экспертной комиссии назначают секретаря МБДОУ № 31. Экспертная
комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел детского сада, описи дел
постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к
уничтожению.
7.3. Оформление дел:
• дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку прочными нитками.
Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество
листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе

составляется заверительная надпись;
на обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие
реквизиты: полное наименование вышестоящей организации, наименование
МБДОУ № 31, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество
листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи,
дела;
• по окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел
постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел,
содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся
номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе
указывается корреспондент, автор, территория, другие данные. В каждом томе
указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания данного тома. Точные
даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в
последующем; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество
листов в деле;
• надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует
производить четко, светостойкими чернилами;
• для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на
отдельном листе составляется заверительная надпись;
• в заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в
деле. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием его
должности и даты составления;
• внутренняя опись составляется к делам постоянного и долговременного (свыше 10
лет) срока хранения, сформированным по разновидностям документов, заголовки
которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные,
личные дела и др.).
7.4. Описание документов постоянного срока хранения:
• описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной
деятельности и на дела по личному составу;
• описи составляются делопроизводителем;
• опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет;
• на дела с истекшим сроком хранения составляется акт об уничтожении;
• по окончании делопроизводственного года в ДОУ производится отбор документов
постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых
разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом
номинального принципа (в соответствии с номенклатурой учреждения);
• описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной
деятельности и на дела по личному составу;
• описи составляются секретарем.
7.5. Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них
не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются,
учет ведется по номенклатуре дел.
•

8. Условия хранения документов в архиве
8.1. Документы архива хранятся в архивохранилище дошкольного образовательного
учреждения.
8.2. Не допускается размещение архива в подвальных и чердачных помещениях детского сада.
8.3. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых
помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется
от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости
не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и
канализации, технологические или бытовые выводы воды.
8.4. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию,
обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима.

8.5. Все поступающие в архив ДОУ документы размещаются в архивохранилищах на
стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или
контейнерах.
8.6. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в
помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается
размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
8.7. Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими
требованиями:
• расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см;
• расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см;
• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – не
менее 75 см;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см;
• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в
цокольных этажах – не менее 30 см.
8.8. Противопожарный режим в архивохранилищах, где размещается архив ДОУ,
устанавливается в соответствии с Правилами противопожарного режима в Российской
Федерации от 16 сентября 2020 года №1479.
8.9. Архивные документы следует хранить в темноте.
8.10. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках,
папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
8.11. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на
окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных
фильтров и покрытий, жалюзи.
8.12. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с
гладкой поверхностью.
8.13. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры
температурно-влажностного режима:
• для хранения документов на бумажном носителе – температура 17-19°С, относительная
влажность воздуха – 50-55%.
8.14. Помещения архива дошкольного образовательного учреждения должны содержаться в
чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, пыли.
9. Заключительные положения
9.1. Настоящее Положение об архиве является локальным нормативным актом,
принимается на Общем собрании работников дошкольного образовательного учреждения и
утверждается (либо вводится в действие) заведующим ДОУ.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в
письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской
Федерации.
9.3. Положение об архиве ДОУ принимается на неопределенный срок. Изменения и
дополнения к Положению принимаются в порядке, предусмотренном п.9.1. настоящего
Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и
разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.
Источник: https://ohrana-tryda.com/node/4254